El equipo y los instrumentos de tu laboratorio representan probablemente una de las inversiones más importantes que hayas realizado. Por ello, su correcta gestión debería ser una prioridad principal. No obstante, en ocasiones, el mantenimiento del equipo puede quedar en un segundo plano frente a otras tareas urgentes.
Es fácil pasar por alto el mantenimiento preventivo, pero descuidar el equipo puede conllevar costosas averías que terminarán afectando tanto al presupuesto como al tiempo disponible en tu laboratorio.
Un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) proporciona una solución eficaz para mantener el equipo en óptimas condiciones. A través de un LIMS, puedes garantizar que los instrumentos estén siempre bien calibrados, reciban el mantenimiento necesario y se supervise su rendimiento a lo largo del tiempo.
Además, un LIMS ahorra tiempo al encargarse de muchas de las tareas que conlleva la gestión del equipo. Este sistema automatiza gran parte del proceso, lo que reduce significativamente el esfuerzo requerido por tu parte. Así, podrás evitar numerosos inconvenientes.
Ahora bien, desde Orange Data, te mostramos varias formas específicas en las que un LIMS puede ayudarte a gestionar de manera eficiente los equipos y los dispositivos de tu laboratorio. ¡No te lo pierdas!
Cómo ayuda un LIMS a gestionar los equipos de tu laboratorio
1. Registra la información y detalles clave del equipo de laboratorio
Cada uno de los equipos de tu laboratorio contiene información relevante que es importante documentar. Esta información suele estar incluida en la documentación que acompaña a un equipo nuevo, la cual muchas veces se guarda en algún lugar y se olvida hasta que se necesita y no se puede encontrar.
Con el sistema LIMS de Orange Data, podrás registrar fácilmente todos los datos esenciales relacionados con cada equipo de laboratorio, como el fabricante, número de serie, modelo, fecha de instalación y coste.
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Además, el sistema también permite rastrear cualquier modificación realizada en los datos del equipo. Podrás saber quién actualizó la información, cuándo se hizo el cambio y qué valores fueron modificados.
2. Programa y dispone de los equipos de laboratorio
Para un investigador, pocas cosas son tan frustrantes como descubrir que el equipo o reactivo que necesita para un experimento no está disponible en el momento preciso.
En laboratorios con agendas apretadas y experimentos que pueden extenderse durante varios días, no siempre es fácil coordinarse con los demás para verificar la disponibilidad del equipo con antelación. Aunque algunos laboratorios intentan gestionar esto con pizarras o listas de reservas, estas soluciones suelen volverse desactualizadas rápidamente.
Con nuestro sistema LIMS, la programación de equipos se gestiona de manera eficiente. Cada instrumento puede tener un calendario específico que permite a los usuarios planificar sus experimentos con facilidad. Solo las personas autorizadas pueden hacer reservas, y el calendario está accesible desde cualquier lugar, dentro o fuera del laboratorio, lo que permite consultar la disponibilidad de los equipos en cualquier momento.
Además, el laboratorio puede mostrar si algún equipo está fuera de servicio o necesita mantenimiento o calibración antes de ser utilizado.
3. Realiza registros de calibración, mantenimiento e instalación
Para un laboratorio que utiliza diversos equipos, puede resultar complicado hacer un seguimiento de cuándo se ha calibrado cada aparato o si se le ha dado mantenimiento recientemente. Los archivos de registro generados para los equipos pueden perderse fácilmente si se guardan en lugares poco organizados o en carpetas olvidadas en un ordenador.
Con nuestro LIMS, todos los registros relacionados con los equipos pueden almacenarse en un solo lugar accesible y organizado. En cuestión de segundos, podrás saber cuándo fue la última calibración o mantenimiento de un equipo. Además, el LIMS mantendrá todos los archivos de registro de instalación, calibración y mantenimiento centralizados en un único espacio, facilitando su consulta en cualquier momento.
4. Programa y recuerda el mantenimiento preventivo
Los equipos de laboratorio más complejos requieren calibración y mantenimiento preventivo de manera regular. Mantener el control de cuándo cada equipo necesita atención puede ser complicado, ya que algunos requieren mantenimiento mensual, mientras que otros lo necesitan cada tres, seis o doce meses. Estas fechas superpuestas pueden volverse confusas, y sin una adecuada supervisión, existe el riesgo de que los equipos no funcionen correctamente, lo que podría comprometer los resultados de los experimentos.
Un buen sistema LIMS puede simplificar completamente la gestión del mantenimiento y la calibración. Puede configurar un cronograma específico para cada equipo según sus necesidades de mantenimiento.
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Además, el estrés asociado con el seguimiento se elimina gracias a la capacidad del LIMS de enviar recordatorios automáticos por correo electrónico cuando se aproxima el momento de realizar una calibración o mantenimiento en un equipo.
Otra ventaja de un buen LIMS, como el de Orange Data, es la posibilidad de asignar tareas específicas a los miembros del equipo. Puede, por ejemplo, asignar la responsabilidad de realizar el mantenimiento a un compañero, quien verá la tarea pendiente cuando inicie sesión en el sistema. De esta forma, se evitan las típicas solicitudes por correo electrónico o mensajes de texto, que muchas veces son ignoradas. Al tener las tareas asignadas en el LIMS, es más difícil que se pasen por alto.
5. Realiza registros de limpieza diaria y semanal o mantenimiento básico de equipos
Algunos equipos complejos requieren limpiezas diarias o semanales, así como un mantenimiento preventivo sencillo. Por ejemplo, muchos secuenciadores necesitan distintos tipos de limpieza en muchos momentos específicos. Registrar estas tareas de limpieza y mantenimiento es fundamental para garantizar que el equipo se mantenga en buenas condiciones.
Generalmente, los laboratorios gestionan este tipo de mantenimiento de manera diferente al mantenimiento más profundo que se realiza cada seis o doce meses. El mantenimiento más exhaustivo es crucial y no debe pasarse por alto, por lo que se recomienda el uso de recordatorios por correo electrónico para asegurar su cumplimiento. Sin embargo, las limpiezas diarias o semanales son más flexibles y ocasionalmente pueden omitirse sin mayores consecuencias. Además, un recordatorio diario por correo electrónico para tareas probablemente acabaría siendo ignorado rápidamente.
Es por eso que, en lugar de depender de recordatorios complejos o crear archivos de registro detallados, puede ser más eficiente llevar un control de la limpieza básica a través de un documento físico. Se puede generar una hoja mensual para que alguien del laboratorio la firme cada día. Luego, simplemente se escanea ese documento y se guarda en el LIMS para mantener un registro adecuado.
En definitiva, la correcta gestión y mantenimiento de los equipos e instrumentos en un laboratorio es esencial. Un LIMS simplifica esta tarea y asegura su correcta ejecución. Este software no solo permite registrar toda la información relevante de los equipos, sino que también almacena registros de las limpiezas diarias y facilita el seguimiento continuo del rendimiento de los instrumentos.
Ahora bien, si te haces con el LIMS de Orange Data, tu laboratorio podrá disfrutar de una mayor comodidad y aprovechar oportunidades que de otro modo no estarían disponibles. Y tú, ¿a qué esperas para hacerte con él? ¡Llámanos!
